Premiers pas

De la création de compte à votre premier mémoire généré — tout ce qu'il faut savoir pour démarrer en moins d'une heure.

1.1 Créer votre compte

1.2 Configurer le profil entreprise

Dans Paramètres > Entreprise, renseignez :

• Raison sociale — apparaît sur les exports PDF
• SIRET — requis pour la facturation (non modifiable après validation)
• Adresse, téléphone, email de contact — utilisés dans la charte d'export
• Code APE, N° TVA, capital social — optionnels

1.3 L'onboarding : construire votre base de connaissance initiale

L'onboarding est l'étape la plus importante. La qualité de vos mémoires générés dépend directement de la richesse de votre base de connaissance.

1.4 Naviguer dans l'interface

Appels d'offres

Gérez le cycle de vie complet de chaque AO, de l'import du DCE à l'export du dossier final signé.

2.1 Créer un AO

Depuis la vue Appels d'offres, cliquez sur + Nouvel AO et renseignez :

• Référence — identifiant unique (ex : BOAMP-2026-4521-BTP)
• Intitulé — titre du marché
• Maître d'ouvrage — entité qui lance l'appel d'offres
• Date limite de remise — déclenche les alertes automatiques
• Montant estimé — optionnel, utilisé pour l'analyse Go/No-Go

2.2 Importer un DCE

Le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) contient tous les documents du marché : CCTP, CCAP, règlement de consultation, plans…

Une fois importé, le DCE est analysé par OCR si nécessaire et ses éléments clés (exigences techniques, critères de sélection) sont extraits pour alimenter le paramétrage.

2.3 Analyse Go / No-Go Pro

Avant d'investir du temps dans une réponse, l'analyse Go/No-Go évalue l'opportunité selon :

• L'adéquation entre vos compétences (base de connaissance) et les exigences du DCE
• La compétitivité estimée (références requises, certifications, expérience demandée)
• La complexité de la réponse attendue
• Le ratio effort/valeur du marché

L'IA attribue un score de 1 à 10 avec une justification détaillée par critère. Un score supérieur à 7 indique un bon potentiel.

2.4 Paramétrer la génération

Le paramétrage conditionne la qualité du mémoire généré. Prenez 5 minutes pour le faire sérieusement.

2.5 Générer le mémoire technique

Cliquez sur Lancer la génération. L'IA :

1. Analyse le DCE importé et identifie les exigences clés
2. Recherche dans votre base de connaissance les éléments pertinents
3. Génère chaque section du mémoire de façon structurée et cohérente
4. Adapte le contenu au ton et aux paramètres choisis

La génération prend 1 à 5 minutes. Vous pouvez quitter la page — une notification vous prévient quand c'est terminé.

2.6 Éditer le mémoire généré

L'éditeur affiche le mémoire section par section. Pour chaque section :

• Édition directe — cliquez sur le texte pour modifier
• Régénérer la section — si le résultat ne vous convient pas, lancez une nouvelle génération pour cette section uniquement
• Historique des versions — chaque génération et chaque sauvegarde crée un point de restauration Pro

2.7 Gérer les pièces du dossier Pro

La plupart des AOs exigent des pièces annexes (DC1, DC2, Kbis, attestations fiscales et sociales, certifications…). Dans l'onglet Pièces :

• Offeria liste automatiquement les pièces exigibles détectées dans le DCE
• Cochez les pièces que vous avez préparées
• Ajoutez des pièces personnalisées si nécessaire

2.8 Signature électronique Pro

Une fois le mémoire finalisé, utilisez la signature électronique intégrée pour signer le mémoire technique et les pièces administratives. La signature est conforme eIDAS et a la même valeur légale qu'une signature manuscrite.

2.9 Exporter le dossier final

L'export génère un PDF complet incluant votre charte graphique (logo, en-tête, pied de page, pagination) Business. Le PDF peut être téléchargé directement ou envoyé par email.

2.10 Vues et suivi

Base de connaissance

La base de connaissance est le cœur d'Offeria. Plus elle est riche et à jour, plus vos mémoires générés sont précis et différenciants.

3.1 Pourquoi c'est essentiel

L'IA de génération ne connaît pas votre entreprise. C'est votre base de connaissance qui lui apporte tout le contexte : vos méthodes, vos références, vos équipes, vos certifications. Sans base de connaissance, les mémoires sont génériques. Avec une KB riche, ils sont sur mesure.

3.2 Documents recommandés

3.3 Formats et limites

3.4 OCR et indexation

Lorsque vous importez un document, Offeria extrait le texte (OCR si nécessaire), découpe le contenu en segments sémantiques, génère un vecteur d'embedding pour chaque segment et stocke l'ensemble dans la base vectorielle. Ce processus prend 30 secondes à 3 minutes par document.

3.5 Valider les extraits à faible confiance

Certains extraits peuvent être mal interprétés (tableaux complexes, PDFs fortement stylisés). Ils sont signalés en orange. Pour chaque extrait :

• Confirmer — l'extraction est correcte malgré le score faible
• Corriger — éditer manuellement le texte extrait
• Supprimer — retirer cet extrait de la base

3.6 Maintenir la KB à jour

• Après chaque AO gagné : importez le mémoire final
• Après chaque nouvelle certification : ajoutez le document
• Chaque trimestre : vérifiez et mettez à jour les CV
• Archivez les documents trop anciens ou obsolètes

Veille DCE Pro

Surveillez automatiquement les nouvelles publications d'appels d'offres selon vos critères métier.

4.1 Configurer vos critères

4.2 Recevoir les alertes

Paramétrez la fréquence dans Paramètres > Notifications : alerte immédiate à chaque publication, récapitulatif quotidien, ou notification in-app uniquement.

4.3 Alertes temps réel Business

Sur le plan Business, les alertes sont déclenchées dès la publication de l'AO sur les plateformes de dématérialisation, sans attendre de récapitulatif. Idéal pour les marchés à délai court.

Équipe & collaboration

Invitez vos collaborateurs, définissez leurs droits d'accès et travaillez sur vos AOs dans un espace partagé sécurisé.

5.1 Les rôles disponibles

5.2 Inviter un membre

5.3 Modifier le rôle ou retirer un membre

Dans Paramètres > Équipe, utilisez les actions disponibles en face de chaque membre. Le changement de rôle est immédiat. Le retrait révoque la session instantanément.

Paramètres

Gérez votre profil, la sécurité de votre compte, les notifications et les informations de votre entreprise.

6.1 Mon compte

Dans Paramètres > Mon compte, modifiez votre prénom, nom et numéro de téléphone. L'adresse email est non modifiable après création.

6.2 Sécurité

Changer le mot de passe : renseignez votre mot de passe actuel et un nouveau (12 caractères minimum, une majuscule, un chiffre, un caractère spécial).

Sessions actives : visualisez tous les appareils connectés (navigateur, OS, IP, dernière activité) et révoquez ceux que vous ne reconnaissez pas.

6.3 Notifications

Personnalisez les alertes par catégorie (AOs, génération IA, base de connaissance, équipe, sécurité) et par canal (email ou notification in-app). Les alertes de sécurité sont toujours actives.

6.4 Profil entreprise

Renseignez les informations légales et de contact de votre entreprise. Ces données sont utilisées dans les exports PDF et pour la facturation. Réservé aux administrateurs.

Abonnement

Comprendre votre plan, suivre votre utilisation et faire évoluer votre abonnement.

7.1 Les plans disponibles

Le détail complet des fonctionnalités par plan est disponible sur la page Plans tarifaires.

7.2 Facturation annuelle

En choisissant la facturation annuelle, vous bénéficiez de 2 mois offerts (−17 % sur le tarif mensuel). Le montant total est prélevé en une fois à la souscription.

7.3 Changer de plan

Depuis Paramètres > Abonnement > Voir les plans. L'upgrade est effectif immédiatement (supplément au prorata). Le downgrade prend effet à la prochaine échéance.

7.4 Plan Entreprise

Pour les besoins multi-entités, SSO, SLA contractuel 99,9 % ou volumes élevés, contactez-nous à contact@vialogic.fr. Réponse sous 24h.

Bonnes pratiques

Les recommandations des utilisateurs les plus performants pour maximiser la qualité de vos mémoires et votre taux de succès.

8.1 Construire une base de connaissance efficace

• Importez tous vos mémoires gagnés des 3 dernières années — ils contiennent vos formulations et argumentaires les plus efficaces
• Un CV par collaborateur clé, mis à jour chaque année
• Privilégiez les PDFs natifs (pas scannés) — l'extraction est bien plus précise
• Organisez par thématique : Méthodes, Équipe, Références, Certifications
• Évitez les documents trop anciens (+5 ans) qui ne reflètent plus votre activité actuelle
• Évitez les PDFs volumineux avec beaucoup d'images inutiles — fragmentez-les si nécessaire

8.2 Paramétrer pour un résultat optimal

• Sélectionnez toujours un mémoire de référence (AO similaire passé) — c'est le levier numéro 1 sur la qualité
• Renseignez les contraintes site et le phasage — cela enrichit considérablement la section Méthodologie
• Utilisez le ton « technique » pour les DCE avec CCTP dense, « commercial » pour les marchés de services
• Ne sélectionnez pas plus de 10 à 12 documents KB — la qualité de sélection prime sur la quantité

8.3 Utiliser le Go/No-Go stratégiquement

• Traitez tous les AOs entrants avec une analyse Go/No-Go avant d'investir du temps
• Score inférieur à 5 : reconsidérez sérieusement (manque de références, exigences hors portée)
• Score entre 5 et 7 : identifiez les points faibles et compensez-les dans le mémoire
• Score supérieur à 7 : vous avez un réel potentiel — investissez dans une réponse de qualité

8.4 Relire et personnaliser le mémoire généré

• Vérifiez toujours les noms propres, dates et chiffres — l'IA peut interpoler des données non vérifiées
• Adaptez le vocabulaire au langage du maître d'ouvrage tel qu'il apparaît dans le DCE
• Ajoutez une note personnalisée en introduction qui montre que vous avez compris le contexte du marché
• La section Références doit être particulièrement soignée — c'est souvent le critère de sélection le plus discriminant

Questions fréquentes

Les questions les plus posées par nos utilisateurs.

Support & contact

Notre équipe est disponible pour vous aider à tirer le meilleur parti d'Offeria.

Délais de réponse par plan

Nous contacter

Pour toute demande d'assistance, signalement de bug ou suggestion : contact@vialogic.fr

Précisez dans votre message : votre email de connexion, le nom de votre entreprise, une description précise du problème et si possible le numéro de référence de l'AO concerné.

Signaler une vulnérabilité de sécurité

Si vous découvrez une faille de sécurité, signalez-la exclusivement à contact@vialogic.fr avec le sujet [SECURITY]. Réponse sous 24 h, correction des vulnérabilités critiques sous 72 h.